北京交通大学基本建设项目档案管理办法

（2019年修订）

第一章 总 则

第一条 为了提高我校基本建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家、教育部有关规定和《北京交通大学档案管理办法》，特制定本办法。

第二条 学校基本建设项目档案（以下简称基建档案）是指在基本建设项目从提出、论证、决策、报批、规划、设计、施工、竣工到运行维修的全过程中形成的，具有保存价值、参考价值和凭证作用的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。

第三条 基建档案是学校基本建设项目的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作的重要依据，是学校档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理。

第四条 基建档案的形成、积累和归档是基本建设项目管理工作的重要环节，应作为参与基本建设项目全过程管理人员的职责内容。基建档案管理的参与人员应及时做好有关资料的收集整理工作，确保与项目进程同步，保证基建档案的完整性、准确性和系统性。

第二章 归档范围和内容

第五条 基建档案的归档资料主要包括基建项目全过程中各参与方形成的批准文件、可行性研究报告、报批和规划批复文件、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等。

第六条 基建管理部门管理过程中形成的归档资料主要包括：

（一）立项批复及相关文件：

1.校内立项申请及各种论证会议研究纪要；

2.项目建议书（立项请示）及批准文件；

3.建设项目可行性研究报告及批准文件；

4.环境影响评价（环境预测）等调查论证报告及批准文件；

5.其他各项批准文件；

6.校园总体规划、设计总平面图；水、电、气管道分布图、网络基础设施分布图；

7.设计基础材料，包括设计任务书、计划任务书、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物和重要设备及安装的测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料及野外作业数据，水务、气象、节能、规划选址等其它设计基础材料；

8.征用土地批准文件，房屋征收、补偿协议书，租赁文件，环保、消防、卫生等资料，水、电、气、暖供应协议书；

9.初步设计文件及审批文件；

10.施工图设计文件及审批文件；

11.设计变更文件及批准文件；

12.设计中重大技术问题来往文件、会议纪要；

13.上级有关指示。

（二）资格预审及招标文件（含工程量清单、控制价或标底）、评标报告及其过程资料。

（三）资审及投标文件。

（四）中标通知书及合同，包括招标代理合同、勘察及设计合同、监理合同、施工总承包合同、建设单位的专业发包合同、材料设备采购合同以及相关过程资料。

（五）工程变更联系单和签证资料。

（六）建设单位办理的前期手续资料，包括项目规划条件、用地规划许可证、人防审查意见、消防审查意见、园林审查意见、防雷审查意见、项目钉桩放线成果、专项咨询意见、各种规费缴纳底单、建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册、施工图审查意见书及合格书。

（七）建设单位专业工程发包、材料设备采购等资格预审及招标文件、评标报告及其过程资料、资审及投标文件。

（八）建设单位认质、认价纪要及过程资料。

（九）开、竣工报告及竣工验收证书，包括施工总承包单位及分包单位、勘察单位、设计单位、监理单位的总结报告，建设单位竣工验收报告、质量监督单位验收证明等。

（十）人防专项验收合格书、消防专项验收合格书、电梯及空调等设备专项验收书、节能专项验收合格书、网络基础设施专项验收合格书、实体检测合格书、室内环境检测合格书、环境评价验收合格书、规划验收合格书、防雷检测合格书、沉降观测报告等；相关验收资料、整改意见、专项检测报告；竣工图；工程备案资料。

（十一）工程审计资料及审计报告。

（十二）学校往来文件。包括学校关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等。

第七条 监理单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：

（一）营业执照、监理单位资质（复印件）及监理工程师名单。

（二）监理规划、监理月报。

（三）工地例会会议记录。

（四）监理来往文件、会议记录、纪要等。

（五）工程质量控制文件，含质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料等。

（六）质量评估报告。

（七）主持基础、主体、装饰、初步验收过程资料及验收报告（含纸质、图片、电子材料）。

（八）其他工程实施过程中形成的一系列文件资料。

第八条 施工单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：

（一）营业执照、单位资质(复印件)，参与施工管理人员名单及特殊岗位上岗证书。

（二）材料、设备进场使用报验手续，材料、设备检验检测报告。

（三）分部、分项工程验收记录及隐蔽工程验收记录等质量控制资料。

（四）总进度计划表、月进度计划表。

（五）安全和功能检测资料。

（六）质量控制文件、质量验收记录。

（七）竣工报告。包括工程竣工申请报告、竣工整改意见、四方验收单等。

（八）质量评审资料、质量监督部门关于工程质量鉴定书、质量监督部门对工程质量的检查材料、工程质量评分表等。

（九）全部竣工图纸。

（十）工程获奖材料、城市档案馆竣工材料移交合格书。

（十一）室外附属工程的相关质保材料及竣工验收、竣工图、结算等材料。

第三章 归档要求及程序

第九条 基建档案的归档资料应确保覆盖基本建设项目的全过程、全参与方，确保图物相符、数据可靠、手续完备。

第十条 基建档案归档资料的集中收集整理主要分为四个节点：项目启动至取得施工许可证；项目开工至竣工验收合格；工程量核实、结算、审计工作完成；保修期。归档资料的移交、接收应做好清点、签字等书面交接手续，并做好档案目录清单。

第十一条 归档资料提交前，各参建单位应认真检查文件材料的编号是否统一，与所反应的对象是否一致，能否揭示其性质与特征；提交的文件材料要求字迹工整、图像清晰，签字完备。

第十二条 竣工图编制要符合规范，归档要求主要包括：

（一）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征，原则上应包含项目总平面图和综合管线竣工图。

（二）施工图没有变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工图章并完备签字作为竣工图。设计变更及洽商变化较大的、不宜在原施工图上直接修改和补充的，应另绘修改图，加盖竣工图章。

（三）竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。

（四）竣工图按地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业分别组卷。

（五）竣工图的电子文件要同时归档。

第十三条 归档资料原则上应是原件，没有原件的需加盖公章并注明原件存放单位或地点。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

第十四条 基本建设项目的项目负责人或甲方代表为基建档案归档的主要责任人，应根据归档范围要求，及时收集和整理归档资料，系统组卷，编写归档情况说明，待项目验收通过后，按归档要求向档案馆移交，并办理好移交手续。

第四章 归档组卷方法

第十五条 基建档案应系统组卷，卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、网络图、更改图、其他）。

第十六条 基建档案材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，不装订。

第十七条 卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。

第十八条 归档应填写卷内目录、备考表，注明保管期限。应草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。应填写归档说明，交基建与规划处分管副处长审查后，放至卷内目录后。

第五章 基建档案的管理和利用

第十九条 基建档案由学校档案馆统一管理，分类编号、编目、排架、保管维护。

第二十条 基建档案保管期限分为永久、长期、短期，由基建管理部门确定。

第二十一条 基建与规划处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限、调整密级以及销毁等事项。

第二十二条 基本建设项目在后期使用中发生改建、扩建、维修、抗震加固等变更情况时，经基建与规划处同意，工程实施单位应在实施后及时将变更资料归入原项目基建档案中。

第二十三条 基建档案主要供本校利用，如外单位需查阅，须经档案馆和分管基建的负责人批准。

第二十四条 档案馆应建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

第二十五条 基建档案只有一套的，一般不借出。如确需借出，必须严格登记手续，并按规定时间归还。造成基建档案丢失的，将由当事人承担该卷档案材料重新制作的全部费用。

第六章 附 则

第二十六条 本办法由基建与规划处负责解释。

第二十七条 本办法自学校印发之日起施行。原学校《关于印发<北京交通大学档案管理办法>的通知》（校发〔2009〕37号）中附件4《北京交通大学基建档案管理实施细则》同时废止。

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